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Von der reinen Dokumentation zur integrierten Prozessunterstützung - Die Stadt Erlangen bearbeitet Sondernutzungs-Anträge ämterübergreifend in einem GIS-basiertem Workflow
Die Stadt Erlangen hat sich im Jahr 2006 zur Einführung einer professionellen, GIS-basierten, Softwarelösung für die Verwaltung von Sondernutzungen entschieden. Die Fachanwendung wurde von der GIS Consult GmbH in Zusammenarbeit mit der Smallcases GmbH (Lörrach) nach detaillierten Vorgaben der Stadt Erlangen entwickelt.
Bei der Stadt Erlagen werden im Durchschnitt ca. 1500 Sondernutzungsanträge pro Jahr bearbeitet. Zu den Sondernutzungen zählen Aufgrabungen, Baustelleneinrichtungen, Containerstandorte, Gerüste, Infostände, Plakatierungen, Straßenbewirtschaftungen, einmalige und wiederkehrende Veranstaltungen, Warenauslagen, Werbeanlagen sowie sonstige Nutzungen.
Diese Sondernutzungen werden in den Ämtern 32 (Ordnung und Straßenverkehr), 63 (Bauaufsicht) und 66 (Tiefbau) bearbeitet. Bei der zentralen Anlaufstelle in Amt 32 werden die Anträge angenommen, geprüft, und im GIS erfasst. Die Sondernutzungen im Rahmen von Bauanträgen (Gerüste, Container) verbleiben im Bauaufsichtsamt.
Gegenüber der bisherigen Lösung werden bei der Annahme eines Sondernutzungsantrages nicht nur Sachdaten, sondern auch räumliche Daten erfasst und entsprechende räumliche Objekte im GIS angelegt. Dadurch erhalten alle Beteiligten einen besseren Überblick über die tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort und die notwendigen Entscheidungen lassen sich einfacher und schneller treffen.
Nach der Dateneingabe ist es Aufgabe des Sachbearbeiters zu entscheiden, welche weiteren internen und externen Stellen beteiligt und um eine Stellungnahme gebeten werden müssen. Diese Beteiligungen erfolgen durch einen softwaregestützten Workflow, in dem die Fachbereiche aufgefordert werden, ihre Stellungnahme zum vorliegenden Sondernutzungsantrag direkt in der Datenbank zu hinterlegen. Der Workflow informiert die internen Sachbearbeiter und Beteiligten des Sondernutzungsverfahrens beim Einloggen in das GIS mit Hilfe einer sogenannten „Sachstandsanzeige“ aktiv darüber, bei welchen Sondernutzungsanträgen seine Mitarbeit erforderlich ist. Zukünftig wird die Erweiterung des Workflows auf externe Adressaten mithilfe des Geoportals der Stadt Erlangen angestrebt.
Weitere Prozessschritte in dem Bearbeitungsprozess sind die Genehmigung bzw. Ablehnung, die Kostenfestsetzung sowie der kontrollierte Abschluss eines Sondernutzungsverfahrens.
Durch das in die Fachanwendung integrierte Rollenkonzept, welches die unterschiedlichen Benutzergruppen mit entsprechenden Zugriffsrechten ausstattet, wird sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten.
Durch die Einführung einer einheitlichen DV-Lösung, mit der einerseits alle Daten der Sondernutzungsanträge für alle beteiligten Stellen transparent und aktuell einsehbar sind und andererseits Doppelarbeiten in den verschieden Ämtern vermieden werden, sind die Ziele der Einführung der Fachanwendung Sondernutzung erreicht worden. Mit der Integration der Fachanwendung Sondernutzung in das stadtweite GIS und durch seine vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten hat die Stadt Erlangen eine besonders wirtschaftliche, effiziente und zukunftsfähige Lösung realisiert.
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 Pressemitteilung  |
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